Saya sempat sedikit menyinggung produktivitas dan efisiensi kerja dalam artikel sebelumnya. Nah, dalam artikel ini, saya mau membahas sedikit tambahan terkait time management. Beberapa tips ini mungkin bisa dipraktekkan agar waktu yang kalian miliki bisa digunakan lebih maksimal, terlebih saat work from home.
Komunikasi lewat email pastinya menjadi bagian pekerjaan kalian setiap harinya. Untuk menghemat waktu dan lebih efisien, sederhanakan email yang kalian kirim. Sebisa mungkin, gunakan bullet points untuk menyampaikan hanya poin-poin penting dalam email sehingga isinya lebih fokus dan tidak berbelit-belit. Jangan langsung tekan tombol “send”, tapi coba baca kembali email yang telah kalian tulis. Beri waktu sekitar 10 detik untuk memeriksa apakah ada kesalahan ketik atau ketinggalan attachments.
Saat membuat to-do list atau menentukan due date atau deadline suatu pekerjaan, gunakan waktu yang spesifik dan realistis. Hal ini untuk mencegah kita menunda-nunda pekerjaan tersebut sampai waktu yang tidak tentu. Setelah Menyusun to-do list, ubah to-do list kalian menjadi schedule di dalam kalender agar menjadikan pekerjaan tersebut sebagai komitmen yang harus kalian jalankan, sehingga bisa diselesaikan tepat waktu.
Respon email yang kalian terima sesegera mungkin. Dalam beberapa pengalaman kerja saya misalnya, kebijakan membalas email dari client sudah ditentukan, misalkan maksimal 4 jam setelah email diterima atau maksimum 1 hari kerja. Dengan segera merespon email yang kita terima, kita bisa melanjutkan fokus kita pada pekerjaan yang lebih penting.
Berikan waktu istirahat untuk diri kita supaya kita tidak merasa kewalahan dan bisa tetap fokus. Cobalah untuk memberikan buffer time disela-sela meeting yang kalian punya sehingga kalian punya waktu untuk refocusing dan istirahat.
Dengan menerapkan manajemen waktu yang tepat, kita bisa meningkatkan efisiensi kerja kita sehingga bisa lebih produktif. Semoga beberapa tips ini membantu ya.
